¿Necesitas una herramienta de gestión de proyectos?
A continuación, analizaremos 6 síntomas que indican que sería necesario apostar por ella.
Nº1. No puedo ver en un único listado todos mis proyectos, sus estados, y sus principales atributos.
Si participas o coordinas más de un proyecto, será necesario poder verlos en un único listado con capacidad de vistas y filtros, si no te es sencillo, te interesará seguir leyendo.
Puede que quieras una idea rápida del estado de tus proyectos antes de mantener una reunión con tu jefe o ir a comer con el cliente. Quizás necesites forzar la facturación antes de final de mes y quieres ver los capítulos/módulos con un alto % de progreso para forzar un empujón. Puede que necesites filtrar todos tus proyectos por rentabilidad para conocer tu jefe de proyecto «estrella» o tipología de proyecto más rentable. Sea lo que sea, esta capacidad es imprescindible, y si lo echas de menos, ponte las pilas y evalúa una herramienta de gestión de proyectos.
Podio, como herramienta de gestión de proyecto, te permite visualizar no sólo todos los proyectos en marcha, sino también filtrarlos y organizarlos de diferentes maneras, accediendo así a toda la información de tus proyectos de forma rápida y sencilla. Todo ello desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, y desde cualquier lugar. Ahora trabajarás en tiempo real y con un grado de libertad desconocido.
Nº2. Tu equipo no conoce las especificaciones del proyecto, fechas de entrega, expectativas del cliente y otros datos clave.
Si es así, los riesgos son innumerables, entre ellos:
- Acumularás retrasos
- Cometerás errores que te obligarán a reprocesar ciertos trabajos
- Difícilmente cumplirás las expectativas del cliente ni lograrás su satisfacción.
- Se generará estrés y malentendidos entre el equipo de proyecto
Podio te permitirá que toda la información del proyecto esté comunicada en tiempo real y de forma automática. Cada persona recibe avisos en su smartphone de lo que precisa saber. Tampoco vale compartir toda esta información por Whatsapp y esperar que se logren milagros. Con Podio mantendrás al día al equipo de proyecto: cuando se cambie una tarea o una entrega de fecha, cuando aparezcan imprevistos, cuando llega un correo importante del cliente… toda la información y datos disponibles en tiempo real y compartidos están a tu alcance.
Nº3. Tu correo electrónico se satura y tu teléfono no para
¿El correo electrónico y el teléfono no están a la altura de una comunicación eficaz y organizada?… ¡ya no!
La herramienta de gestión de proyecto Podio prácticamente elimina la necesidad de utilizar el correo electrónico para las comunicaciones con tu equipo. Todos reportáis desde el móvil o desde el portatil directamente al proyecto y la información permanece vinculada con el mismo, siempre de manera ordenada y disponible.
Nº4. Dedicas demasiado tiempo a reuniones y conversaciones
Reuniones formales de dudosa utilidad, demasiados temas que tratar, más reuniones no previstas….y, ¿cuándo trabajo?
Podio eliminará la necesidad de mantener constantes reuniones, pues lo importante se ha comunicado en tiempo real desde Podio y todos estáis al día gracias a la comunicación en tiempo real (servida directamente en la app de Podio en tu smartphones).
¡Una agradable sensación de control!
Nº5. Acabas facturando 2 meses tarde porque no sabías que un trabajo se había terminado
Posiblemente lo peor de una mala comunicación es que tu negocio acabe ‘perdiendo’ dinero por no saber qué toca facturar. Ese estrés a final de mes se podría evitar con una buena gestión de la facturación.
Podio te permitirá asociar la facturación automática a cualquier acción disparadora en tu proyecto. Es decir, cuando el jefe de proyecto le da a ‘tarea finalizada’, le harás llegar al departamento de administración una orden de facturación, o incluso mejor si lo prefieres, que se lance un correo automático al cliente para pedir que efectúe el pago o al menos avisar de que recibirá la factura en breve
Nº6. El estrés me vence. Así no puedo seguir.
Los problemas que te afectan tienen mucho que ver con:
- Tecnologías anticuadas
- Conversaciones verbales (te olvidarás de los detalles).
- Hojas de cálculo (tus hojas de cálculo solo te valen hasta un punto. Son cada vez más pesadas, te frustras intetando sacar una tabla dinámica o incluso hacer tu propio macro. Ya es hora de buscarte nuevas herramientas.
- Documentos en servidores locales (… problemas de versiones; quién tiene la última?; te lo mandas a ti mismo para que lo puedas trabajar desde casa, en casa te lo vuelves a mandar para abrirlo en la oficina). Haces unas cuantas modificaciones más y te lo vuelves a enviar de nuevo. Cuál era la versión más actualizada? Te buscas un pendrive para llevártelo a ver a un cliente pero extravías el pen. En fin, lo hemos vivido todos pero eso se dejó de hacer hace años).
- Ineficiente comunicación
- Correo electrónico POP (uff, te lo descargas en el móvil y ya no está disponible en el ordenador).
- Conversaciones de pasillo, que no hay quien ponga en pie.
- Cultura individual y propietaria
- Frente a colaboración y compartición (los usuarios se consideran propietarios de la información, las relaciones, el conocimiento y los procesos… Es momento de apostar por un entorno más abierto, transparente y colaborativo…. la tecnología te lo pone fácil).
- Ningún sentido del equipo (trabajo individual, no existe cultura de equipo).
Podio reducirá tu estrés notablemente. Por primera vez en mucho tiempo sentirás que controlas todas las variables, y eres capaz de tomar decisiones que resultarán favorables a tu negocio.
Podio es una solución basada en la nube, orientada a resultados inmediatos, escalable en modo pago por uso y con infinitas posibilidades. Una tecnología actual, que favorece la comunicación eficiente y una cultura colaborativa que te da más.
