La Asociación Sevillana de Ayuda al Discapacitado (ASAS) es una organización sin ánimo de lucro que desde hace más de 40 años. Tiene como objetivo ayudar a personas con discapacidad intelectual y a sus familias y ahora trabaja con G Suite de Google.
El Reto
Como organización sin ánimo de lucro que trata con datos de pacientes y asociados, ASAS necesitaba de una herramienta que le proporcionara las máximas garantías en lo que a seguridad y privacidad se refiere y que a la vez fuera ágil para sus operaciones diarias. “Antes de la llegada de G Suite de Google, nuestra información estaba albergada en servidores locales, con la consiguiente falta de agilidad para el equipo”, dice Pablo Tevar, coordinador de Asas. “Con el paso de los años la organización ha ido creciendo y dada la envergadura de nuestro trabajo, la dependencia de las herramientas en local era muy alta por lo que precisábamos un cambio”.
El proyecto, G Suite de Google
Dada la naturaleza de la organización (sin ánimo de lucro), desde el principio en whitebite pensamos que G Suite de Google podría ser la solución. Su finalidad, la de almacenar las comunicaciones por correo electrónico y la información de contacto de los pacientes de forma segura, ya que G Suite que cumple lo establecido por la ley estadounidense de protección de datos médicos e información personal relacionada con la salud (HIPPA).
“Hemos detectado que hemos ganado en seguridad. Ahora sabemos que nuestros documentos albergan los sistemas de seguridad más avanzados y a la vez, tenemos la satisfacción de trabajar más rápido”, cuenta Pablo Tevar.
Drive ha jugado un papel importante en este proyecto. Utilizar en tiempo real la ofimática de G Suite de Google ha permitido que las operaciones diarias con de ASAS sean más eficaces y eficientes. Además ahora, en lugar de adjuntar archivos para que cada empleado los descargue, envían enlaces de Google Drive. Esto resulta especialmente útil en zonas como la suya en la que la conexión a Internet no es de buena calidad. Al trabajar en áreas rurales donde el ancho de banda limitado, la gestión del conocimiento es fundamental.
Pablo reconoce que al principio detectaron cierta resistencia al cambio: “No es fácil salir de tu zona de confort”, desvela. No obstante, ahora reconoce: “tras el asesoramiento de whitebite decidimos involucrar a algunos ‘empleados líderes’ y ellos han sido los encargados de hacer llegar el cambio a toda la plantilla”
El futuro
Entre los retos futuros a los que se enfrenta ASAS se encuentra terminar la migración de todos sus documentos y archivos a la nube: “Estamos emplazados en una zona rural donde la infraestructura de fibra óptica no es la más adecuada. Partíamos con esa debilidad desde el principio pero tampoco ha supuesto un gran escollo. Simplemente, es algo propio del lugar en el que nos encontramos y al que pronto se le dará solución para que todos podamos trabajar 100% en un entorno cloud, con toda la plantilla involucrada con ilusión en este proyecto”. Quizá sea ése el mejor momento para retomar el proyecto piloto con dispositivos Chromebooks que les ayuden a simplificar la tecnología y a centrarse en lo realmente importante: prestar ayuda a las familias y pacientes pertenecientes a esta asociación.
Pablo Tevar finaliza diciendo que “G Suite nos ha abierto los ojos hacia otra manera de trabajar. Podemos decir que la satisfacción es alta”.