¿Cuántas veces te has preguntado cómo evitar errores en la direccion de proyectos? El fracaso de un proyecto suele arrastrar una mala gestión del mismo, fallos que muchas veces se repiten una y otra vez.
Es importante analizar el desarrollo de todos los proyectos que ya han finalizado. La información que podemos obtener en este análisis nos puede ser de mucha ayuda en trabajos futuros. La mejor herramienta de mejora continua para todo equipo son, precisamente, las lecciones aprendidas en proyectos anteriores.
Realizar una buena planificación, tener claros los objetivos del proyectos desde el principio, identificar a todos los interesados, analizar los riesgos, realizar una buena gestión de la comunicación, realizar mediciones y controles periódicos, gozar de cierto grado de flexibilidad… son las mejores herramientas que una organización puede tener a su alcance para garantizar el éxito de todo proyecto.
Errores más comunes en la direccion de proyectos
En whitebite hemos desarrollado SOMOSAPP, la mayor y más potente plataforma de trabajo colaborativa de Equipos de proyecto y obra. Gracias a esta herramienta basada en Podio by Citrix los errores en la direccion de proyectos no deberían suceder. A continuación te mostramos los más comunes y cómo combatirlos:
1.No tener claro el objetivo del proyecto
Antes de llevarlo a cabo es fundamental preguntarnos ¿qué se quiere alcanzar?, ¿Qué es lo que se quiere lograr y para qué? Si el Project Manager no tiene respuesta a estas preguntas es casi imposible trazar un plan para lograr cualquier ejecución.
¿Cuántas veces un director de proyecto ha visitado al cliente en blanco, sin conocer los pormenores en cuestión? En la aplicación “Ofertas” de SOMOSAPP las personas implicadas pueden conocer todos los detalles, los antecedentes y cerciorarse del alcance del proyecto.
2.Mala planificación
Planificar las tareas, los recursos y los plazos, es esencial antes de comenzar un trabajo. Ir haciendo las cosas sobre la marcha a menudo puede resultar muy sencillo… pero puede salirnos bastante caro. Previamente es necesario trazar un camino claro que nos lleve a conseguir los objetivos deseados y de esto trata precisamente la planificación.
La aplicación “Proyectos” de SOMOSAPP permite evaluar todas las alternativas y recursos antes de utilizarlos, con el fin de definir cuál es la forma más acertada para llevar a cabo una direccion de proyecto. Es posible además llevar una previsión a la fecha y una previsión de cierre. Por otro lado en la app “Fases” podrás distribuir y asignar los recursos y fases disponibles de la manera más eficaz y eficiente.
3.Errores de comunicación
Gestionar la comunicación dentro de un equipo de proyectos es fundamental para que la información necesaria esté siempre disponible en tiempo y forma a todos los interesados del proyecto. Muchas veces la desinformación producida por la mala gestión de la comunicación puede llevarnos a que se produzcan todo tipo de retrasos, malos entendidos y el aumento de los costes en la ejecución del proyecto.
Con SOMOSAPP podéis trabajar en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Desde tu móvil tendrás acceso a todo lo que necesitas, siempre conectado con las personas de tu equipo o colaboradores, para que no se pierda información por el camino.
4.Falta de medición y control
Es importante realizar controles y mediciones periódicas del grado de avance del proyecto, esta actividad nos dará con claridad el estado entre lo planeado y lo ejecutado para tomar las medidas oportunas si encontramos algún tipo de distorsión.
En la aplicación “Partes de Trabajo” puedes identificar, comunicar y controlar las modificaciones de tus proyectos y el estado de los mismos. Actualizar fechas de entrega y marcar las prioridades, asignar costes a las mismas,….Con SOMOSAPP irás por delante.
5.Excedernos en los costes
Se trata de un problema mucho más frecuente de lo que se suele suponer. Para poder evitarlo a tiempo es necesaria una rigurosa planificación y un minucioso análisis de los riesgos.
SOMOSAPP incluye una parte de control de ingresos y gastos menores. Además podrás programar tus ingresos (facturas) de manera anticipada e imputar todos tus gastos: partes de trabajo, dietas, desplazamientos, hoteles u otras compras/suministros. Conocer en tiempo real el estado económico y el resultado previsto en tus proyectos también es posible con esta plataforma colaborativa.
6.Tareas críticas mal gestionadas
Las tareas críticas son aquellas que condicionan a otras varias actividades mayores, por lo que es de vital importancia tenerlas muy controladas y supervisadas en todo momento con el fin de evitar que un pequeño retraso en una de ellas amplifique los retrasos en las actividades que de ella dependen.
Asignar tareas en equipo para que todos sepan el estado de las mismas y su avance en tiempo real, es sencillo con SOMOSAPP. Adjunta documentos o comentarios, crea tus vistas, gestiona prioridades y minimiza el número de correos electrónicos con el resto del equipo con el fin de evitar errores en la direccion de proyectos.
No aprender de los errores
Cuando finaliza un proyecto y todo el equipo ha realizado las tareas de cierre del mismo es importante revisar cómo hemos desarrollado el proyecto y destinar suficiente tiempo a meditar y sacar conclusiones de lo que ha sido un éxito, lo que es mejorable y cuáles fueron los Errores que se han cometido. Esta información como parte de la lección aprendida y SOMOSAPP como herramienta aliada serán de gran utilidad para la direccion de proyectos futuros. Ponte en contacto con nosotros y empieza a transformar hoy mismo la manera en que trabajas.