La empresa
Energy Ingeniería Aplicada es una empresa de consultoría energética con dilatada experiencia en el sector. En la actualidad gestiona una amplia cartera de entidades de diferentes sectores de actividad, ofreciendo un servicio pionero en el mercado actual de la consultoría enfocada a la optimización de la gestión de compra de la energía.
Antecedentes
Las fuertes necesidades de la empresa relacionadas con la movilidad y el acceso a la información (correos, documentos, agendas y contactos) fuera de las instalaciones de la empresa era una de los principales anhelos por parte de su personal.
“Con G Suite la información de nuestros clientes está accesible en todo momento, desde cualquier dispositivo, en colaboración de todos y para todo el personal de la empresa en tiempo real”- Francisco J. Cuadrado. Director de Energy Ingeniería Aplicada.
El equipo de Energy Ingeniería Aplicada utilizaba una solución de correo electrónico estándar basada en servidor externo y cliente Outlook. Problemas relacionados con spam, tamaño de buzones, documentos adjuntos demasiado pesados,… irrumpían con frecuencia en el día a día de la empresa.
Otro aspecto a mejorar sustancialmente era el del control y capacidad de auditoría de los documentos de la empresa. Este era un tema clave para asegurar que la tecnología seleccionada cumplía con los más altos requerimientos en materia de seguridad, accesibilidad,… así como los requerimientos legales en materia de LOPD y propiedad intelectual.
La solución
La empresa se ha decantado por el salto a la nube con G Suite business, como suite de colaboración para su personal. No sólo por dar una rápida y rotunda solución a sus problemas, sino por la capacidad de innovación y transformación que G Suite business permite obtener en los procesos de la Organización.
Durante el proceso de decisión, se aportó al cliente información exhaustiva relativa al cumplimiento legal de esta tecnología: consulta a la Agencia Española de Protección de Datos; cumplimiento de normas de carácter no obligatoria como las ISO 27001; detalles del acuerdo firmado entre Google y el Gobierno de USA para asegurar el cumplimento normativo en Europa “Save Harbor”.
La conclusión
Energy Ingeniería Aplicada no sólo se ha eliminado totalmente las limitaciones existentes hasta el momento, sino que ha mejorado de forma sustancial en la capacidad de colaboración de todo el equipo. Ahora no es necesario estar físicamente en la oficina para acceder a lo que necesitas. Directamente desde el smartphone u ordenador portátil podemos acceder a todo en tiempo real . Además, permite la colaboración con cualquier persona de dentro o fuera de la oficina.
En relación a los niveles de seguridad, control y capacidad de auditoría de la información, la empresa está muy satisfecha con las opciones que G Suite business le ofrece gracias al panel de administración puesto a disposición del cliente, en el que este puede planificar y actuar en políticas de acceso, seguridad, puesta a disposición…. En continua colaboración con lo que el usuario puede hacer.
whitebite se ha posicionado como asesor y gestor del cambio. Con el apoyo de la dirección de la empresa ha ejecutado los trabajos técnicos de parametrización, migración y sincronización; dirigiendo el proyecto hasta su finalización.
Desde la empresa se valora positivamente la migración a la nube. También, disponer de lo necesario en cada momento con un coste controlado y conocido, sin necesidad de realizar inversiones en hardware o licencias de software y alcanzando unos niveles de acceso y disponibilidad de la información desconocidos hasta el momento para esta Organización.
El futuro
Una vez completado este salto a la nube, Energy Ingeniería Aplicada está dando soporte a otros procesos críticos de su actividad. Ya trabaja con otras aplicaciones de uso compartido en la nube que dan soporte a sus procesos de relación con el cliente, gestión de expedientes, gestión de contratos, control de incidencias.
Energy Ingeniería Aplicada también ha incluido Podio (by Citrix) como plataforma imprescindible en su día a día y con ello mejorar sustancialmente la gestión de IT de su empresa, disminuir costes y simplificar un escenario que, como a la mayoría de los usuarios de IT, les parece que es más complejo de lo que debiera.
En el futuro, la empresa está valorando introducir nuevas técnicas relacionadas con el Inbound Marketing. Con ellas pretende optimizar su comunicación y relación comercial con su cartera de clientes actual y futura.