Una pregunta que nos hacen muy a menudo es si es necesario desplegar un ERP para cubrir las necesidades de una empresa o si es necesaria un CRM que dé soporte a todos los procesos de tu negocio.
Esto, por supuesto, depende de las necesidades, particularidades y presupuesto de la empresa en cada caso, pero siempre nos basamos en una serie de preguntas para poder ayudarle en la toma de decisión.
Antes de avanzar conviene recordar las definiciones de ambos:
ERP
ERP significa ‘Enterprise Resource Planning’ (Planificación de Recursos del Negocio), y como sugiere el nombre, se trata de un sistema para dar soporte a cualquier proceso, fomentando que la información fluya y que el proceso de negocio esté bien definido y soportado tecnológicamente mediante la automatización de traslado de información tanto entre departamentos como entre actores del mismo proceso.
Podio (by Citrix)
Cuando hablamos de Podio (by Citrix), hablamos de un CRM en modo plataforma SaaS. Estas aplicaciones disponibles online y que funcionan en base al pago de licencias recurrentes revolucionaron nuestra forma de trabajar asegurando la completa disponibilidad de nuestra información: en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y en cualquier momento que la necesitemos. Todo esto forma la base de muchas de nuestras herramientas corporativas hoy en día, incluso permitiéndonos colaborar en tiempo real en los mismos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
Tradicionalmente estas dos soluciones de alguna forma se podían considerar incompatibles porque:
- Un ERP típicamente corría desde un servidor en local, conllevando un gran desembolso inicial en infraestructura
- El coste (elevado) del programa
- Desarrollo para adaptarlo a tus necesidades
- No se podía acceder con facilidad desde fuera de la red local.
Hoy en día algunos ERPs también han dado su salto a la nube con sus correspondientes ventajas, algunos como plataformas SaaS y otros, como Odoo, con código abierto.
Open source
Código abierto en español, significa que el que creó la base del programa puso el código fuente a disposición del público, de manera que éste pueda hacer las modificaciones que quiera, para luego usarlo como su propia solución, o incluso contribuir mejoras al programa inicial. De esta forma, el programa no pertenece tanto a una empresa, sino a una comunidad de desarrolladores contribuidores.
Ambas soluciones (el ERP cloud Odoo y Podio by Citrix) comparten muchísimas similitudes, sobre todo con respecto a cumplir con tus objetivos de negocio. Ambos te permitirán reducir costes mediante sus automatismos y tomar mejores decisiones con sus reportes en tiempo real. Las pocas diferencias se encuentran en los detalles:
- Costes: Costes únicos y costes recurrentes.
- Alcance: ¿hasta qué punto lo puedes modificar y adaptar a tu negocio?
- Control: ¿qué flexibilidad tienes para realizar modificaciones? Y, ¿quién las tiene que realizar?
Costes ERP
Los ERPs más conocidos como SAP y Oracle pueden cobrar 50€+/ usuario, dependiendo de tus necesidades y tarifas. En el caso de Odoo, estas licencias, como he explicado antes, son totalmente gratuitas. Los únicos costes relacionados son el coste de alojamiento de tu infraestructura de Odoo en la nube, mantenimiento y los costes de consultoría y desarrollo para adaptar la herramienta a tus procesos de negocio. El hecho de no pagar las licencias de forma recurrente significa que este ERP ya está al alcance de muchas pymes que antes no podían afrontar estos costes.
Alcance
En nuestra amplia experiencia hemos exprimido Podio (by Citrix) el 100%, incluso haciéndolo llegar a dar soporte a procesos que antes no pensábamos posibles. Te pongo ejemplos de nuestra propia cartera de clientes: cómo llevar un control de materiales primas en un laboratorio o controlar el stock de un almacén y saber lo que hay disponible de cada artículo. En estos casos concretos, Podio (by Citrix) no sería el mejor soporte para esas necesidades.
Cuando se trata de una plataforma que ha creado un proveedor SaaS realmente lo que puedes hacer dentro de la herramienta siempre tiene sus límites. Podio (by Citrix) tiene una tremenda flexibilidad, y de hecho fue el principal motivo por que apostamos por él y no por otra herramientas de gestión empresarial, pero aun así hay procesos dentro de una empresa que pueden encontrar ciertas limitaciones en la plataforma.
Un ejemplo podría ser el de la contabilidad. Lo mejor que podrías llegar a hacer con Podio (by Citrix) es crear una app para gestionar las órdenes de facturación, desde producción hasta que le llegue un aviso automático a administración para que facture.
Integraciones
Ambos se pueden integrar con tu email y otras herramientas de negocio, pero de nuevo Odoo es más fuerte por su flexibilidad de adaptación. El desarrollador conseguirá casi cualquier integración que quiera, siempre y cuando la otra herramienta lo permita. En el caso de Podio (by Citrix) dependes de que Podio (by Citrix) permita esa integración (aunque es raro que no la haya) con integraciones de terceros o bien con desarrollo propio.
Ya existen en el mercado muchos proveedores SaaS que permiten a terceros crear sus propias extensiones que pueden compartir mediante una especie de mercado dentro de la plataforma. En el siguiente ejemplo de Podio (by Citrix), un tercero ha desarrollado una extensión que permite ver tu proyecto en un gráfico Gantt, al final una herramienta súper potente para, por ejemplo, Estudios de Ingeniería:
Control
En Podio (by Citrix), es bastante común que los usuarios hagan sus propias modificaciones sobre las aplicaciones para reflejar pequeños ajustes en su manera de trabajar. Con el permiso correcto, puedes añadir los campos y cálculos automáticos que necesitas. Una de las gran ventajas de Podio es que no necesitas conocimientos técnicos para llevar tu negocio.
Descárgate nuestra guía completa sobre Podio para conocer su alcance, y lo que podría hacer para tu negocio.
En el caso de Odoo, sí que es necesario contar con un desarrollador para cualquier modificación. Los costes de soporte para Odoo suelen ser algo más caros porque la labor suele ser más compleja y necesita de una empresa que también conozca los procesos de tu empresa para reflejar tus necesidades.
Conclusión ERP
Aunque hay más diferencias, estos puntos forman la base de tu decisión respecto a la herramienta que elegir. A veces lo veo como una cuestión de cultura también. Podio (by Citrix) da mayor poder al usuario. En el caso de Odoo, la empresa puede conseguir literalmente lo que necesite en un entorno que casi no tiene límites.