La consultora Forrester ha realizado un estudio que mide el impacto del uso de G Suite y cómo mejora la colaboración, la comunicación, además de contribuir a ahorrar en costes y mejorar la seguridad.
Para entender mejor los beneficios, los costes y los riesgos asociados al despliegue de G Suite, Forrester entrevistó a distintos clientes con varios años de experiencia en el uso de G Suite.
Según este estudio, las empresas que ya trabajan en la nube con Google consiguieron un ROI que cuadruplica el importe de su inversión inicial en un plazo de tres años.
En dicho estudio se dictaminó que a pesar de que las empresas participantes pertenecían a distintos sectores, todas transformaron la manera de trabajar de las personas. Al disponer de las herramientas adecuadas y de una mayor implicación, los empleados pueden intercambiar ideas, participar en reuniones con personas que están en otra ubicación y colaborar con los expertos en la materia a quienes antes no tenían acceso.
El resultado ha sido un aumento de la innovación que ha mejorado la calidad de servicio y reforzado la satisfacción del cliente. Además, muchas organizaciones de TI están sometidas a presiones de costes por la exigencia de contribuir a los resultados de la empresa.
Otros de los beneficios identificados en las empresas entrevistadas han sido los siguientes:
- Se ha logrado una reducción de los costes de la TI heredada, al evitar la compra de nuevos servidores y dispositivos de almacenamiento.
- Ahorro inicial del 30 % del tiempo de las personas con el uso de Documentos de Google.
- Se ha obtenido un ahorro en telefonía gracias a la disminución de las necesidades de servicios de telefonía y de la demanda de servicios de conferencia.
Con Google Hangouts y Documentos de Google, han proliferado las sesiones de colaboración durante las reuniones, lo que abrevia las conversaciones y reduce el tiempo dedicado a reunirse.
En relación al trabajo colaborativo, Forrester indicó que los trabajadores que hacen un uso intensivo de G Suite han obtenido 1 y 2 horas de ahorro a la semana entre diversos procesos. Por su parte, los trabajadores que usan menos la colaboración han experimentado un ahorro del 25 %, lo que equivale a entre 15 y 30 minutos de ahorro por semana. Algunos ejemplos de mejoras de procesos han sido:
- Los documentos más actualizados están disponibles al comienzo de la reunión, lo que genera eficiencia y garantiza que todos cuenten con la información correcta.
- Gracias a las sesiones de colaboración, disminuye la carga de trabajo posterior a las reuniones, se reduce el intercambio de mensajes y se agiliza la finalización de los documentos.
- Es posible acceder a los documentos enviados por correo electrónico y consolidarlos automáticamente.
- Se puede acceder a la información y a los documentos desde cualquier ubicación, lo que incrementa la productividad.
En cuanto al índice de adopción de G Suite, la consultora concluye que fue de un 60 % el primer año y subió hasta el 100 % el tercer año.