La posibilidad de trabajo colaborativo que ofrece Gsuite permite avanzar el proceso productivo más rápidamente que si trabajamos sobre un archivo estático que viaja por correo electrónico de mano en mano.
Con las funcionalidades de las Hojas de cálculo de Gsuite, es posible que varias personas estén trabajando a la vez sobre un mismo archivo, de manera que alguien puede estar importando información en una celda mientras otra persona está formulando en la celda de al lado.
Esta forma de trabajo colaborativo tiene muchas ventajas pero también requiere de un control y seguimiento de los cambios de los colaboradores para garantizar que la información sea precisa y supervisar las modificaciones que se hagan y quién las lleve a cabo.
De esta manera, la herramienta Hojas de Cálculo de Gsuite acaba de estrenar su función “Mostrar historial de cambios”, que sirve como acceso directo para ver el historial de cambios de una celda, donde se incluye para cada cambio el usuario que lo ejecutó, la fecha cuando se realizó la edición y el valor anterior de la celda.
Antes de esta actualización, cuando había que determinar quién cambió una celda y cuando, era necesario abrir el historial de versiones y buscar manualmente las versiones antiguas de una hoja de cálculo hasta dar con la celda que interesaba inspeccionar.
Qué cambios se muestran en el historial y cuáles no
Los siguientes cambios pueden considerarse ediciones anteriores de una celda, con su correspondiente historia:
- Añadir, modificar o borrar contenido a una celda.
- Cambiar algún valor de una fórmula.
- Añadir, modificar o borrar un vínculo.
Sin embargo, los cambios que no se muestran son:
- Filas y columnas agregadas o borradas.
- Modificaciones en el formato de la celda.
- Cambios derivados de una fórmula.
Cómo utilizar la función en las Hojas de cálculo de Gsuite
Para utilizar la función «historial de cambios» en las hojas de cálculo de Gsuite:
1.- Haz clic derecho sobre la celda que necesites examinar.
2.- En el menú desplegable, selecciona “mostrar historial de cambios”
3.- Se mostrará una caja de diálogo con la siguiente información:
- El usuario que realizó cambios por última vez en esa celda
- La fecha y hora del cambio
- Valores anteriores de la celda
- Flechas para navegar entre los cambios efectuados sobre esa celda
Esta nueva utilidad ya está en funcionamiento y se encuentra activada de forma predeterminada, de manera que desde ahora mismo todos los usuarios de Gsuite pueden disfrutar de esta mejora.