City House Spain es una empresa partner de Gas Natural Fenosa con una amplia trayectoria profesional, cuyos servicios se centran en instalaciones y consultoría y gestión energética, entre otros.
El Reto
El sistema con el que la compañía trabajaba anteriormente no era suficiente, ya que tenían constantes problemas la capacidad de almacenamiento de correo electrónico y ningún entorno colaborativo, ya que toda la documentación quedaba guardada en un servidor local, con la consiguiente falta de movilidad y con ello generar atrasos en sus proyectos y supervisión de los mismos.
La necesidad de hacer un cambio y el encuentro con G Suite se dio en el momento perfecto, ya que City House se planteaba fomentar el trabajo en la nube e iniciar un proceso de Transformación Digital que impulsara su organización hacia un nuevo paradigma.
El proyecto
Dada la amplia experiencia con el sector de la ingeniería, en whitebite pensamos desde el principio que G Suite podría encajar perfectamente. Una herramienta que le permitiría simplificar sus procesos y realizar su actividad de una forma más rápida y mayor eficiencia.
Inicialmente, el valor real que podrían obtener de la plataforma no ha sido fácil de aceptar. El mismo Francisco de los Santos asegura que “no terminan de entender la nueva interfaz de Gmail” pero una vez que han descubierto todas las ventajas y funcionalidades con las que ya cuenta su organización para resolver los problemas asociados a la cantidad de información que manejan están totalmente convencidos de la versatilidad del servicio:
“Ahora trabajamos en un entorno mucho más sencillo y seguro que con una red local. Hemos ganado en accesibilidad, ya que podemos consultar toda la documentación desde el móvil”. Francisco de los Santos, Director Financiero.
Precisamente la seguridad era un factor importante a tener en cuenta en esta organización. En este sentido, la opción de deshacer envíos de G Suite se ha postulado como una solución perfecta para evitar riesgos a la hora de enviar o compartir información con las personas equivocadas. Además, la posibilidad de administrar dispositivos corporativos ha dotado a City House de una capa extra de seguridad de la información. Todo ello, sin perder el dinamismo que su actividad requiere.
G Suite ha proporcionado una capacidad mayor de estructurar y ordenar la información. Los documentos relacionados con los proyectos en curso están almacenados en carpetas en Drive “con la accesibilidad total que eso conlleva”, apunta de los Santos.
El marketplace de Google ha completado el escenario en el que hoy ya trabaja City House. Aplicaciones como Streak o Asana, perfectamente integradas con la suite de Google les permiten gestionar tareas y proyectos para que los equipos puedan dar seguimiento a su trabajo y obtengan resultados.
El futuro
Entre los retos futuros a los que se enfrenta City House se encuentra la incorporación de una NAS sincronizada con Drive. Su finalidad es obtener una copia de seguridad y servir de repositorio para los documentos que no se utilizan normalmente. De manera paralela, la empresa también renovará su actual página web orientándola hacia un diseño más actual y orientada a mejorar la experiencia de uso de los clientes y la implantación de Odoo como solución ERP que dé soporte a todos los procesos de la organización.