La empresa
Gómez Maqueda nace en Sevilla en 1926. En el año 1984 se abre Alesur y en el 2012 Alesur International y Lisu en China produciendo su mayor expansión creándose el Grupo Gómez Maqueda-Alesur, que actualmente ejerce su actividad de una forma sólida y profesional, teniendo una plantilla actual de 70 profesionales, y una facturación como grupo de un total de 14 millones de euros.
Antecedentes
Uno de los procesos claves de la empresa es el de relación con el cliente, elaboración y gestión de ofertas. Este proceso ocupa a 10 personas que se comunican con clientes principalmente a través de teléfono y correo electrónico. También, adjuntan diariamente cientos de ofertas y presupuestos en dichos correos.
La solución de correo que en este momento disponía la empresa, basada en servidor externo, outlook como cliente interno y cuentas POP, generaba graves problemas vinculados con: saturación de buzones de correo, deficiencias en copias de seguridad, problemas de listas negras y etiquetado como spam, caídas constantes del sistema debido al alto consumo de ADSL al enviar constantemente documentos adjuntos (ancho de banda), dificultades a la hora de buscar y localizar correos antiguos, falta de acceso a correos y documentos en movilidad, imposibilidad de envíos de documentos adjuntos de gran tamaño, dependencia unívoca entre la persona y el PC de trabajo, entre otros.
Todo ello generaba constantes frustraciones al equipo de trabajo. Incidencias en la relación con el cliente, alta dedicación de tiempo del personal de soporte informático e ineficiencias, llegando a afectar estos aspectos de manera crítica a este y otros departamentos.
Jason Padina. Director de Gestión y Tecnología de Procesos de Negocio de Grupo Gomez Maqueda-Alesur:
“Trabajar con G Suite ha supuesto un cambio espectacular en la manera de comunicarnos, acceder a la información y disminución del estrés en tareas sencillas y repetitivas”
La solución el cambio. G Suite herramienta de comunicación
Desde whitebite diseñamos una solución integral basada en G Suite, que permite la administración de dominios, cuentas y alias de correo desde un único panel de control, cuentas IMAP, copia de seguridad automática y en tiempo real, alto nivel de acceso y disponibilidad (99,99%), buzones con 30Gb de espacio y posibilidad de ampliación sin límite, potente buscador de correos, conversaciones y adjuntos, eliminación absoluta de los problemas de spam.
Este proyecto incluyó la migración del correo corporativo desde los pst’s de outlook a la herramienta de comunicacion G Suite. Además se migraron más de 100 Gb de correo sin incidencia alguna en dicha migración.
A todo ello sumamos la incorporación de:
-Solución de comunicación en tiempo real a través de chat y videoconferencia.
-Espacio de hasta 30 Gb para gestión y compartición de documentos en la nube.
-Ofimática completa en la nube que funciona independientemente del terminal, sistema operativo y aplicaciones instaladas en el terminal de acceso
-Solución de agendas compartidas
-Gestor de tareas particulares y de grupo
-Gestión de contactos en la nube
La conclusión, herramienta de comunicacion G Suite
La Dirección de la empresa ha logrado su objetivo y dispone de una potente plataforma colaborativa que dota a la organización. No sólo les dota de una funcionalidad excelente, sino que le permitirá ahorrar tiempo, simplificando el día a día, eliminar costes y trabajar en un entorno de trabajo potente, estable y seguro.
Actualmente este proyecto ha dado pie a algo que hace sólo una año parecía imposible, conseguir trabajar “con cero papeles” y bajo un enfoque de “mesas calientes” (el personal no tiene asignado una mesa específica, cuando llega se conecta en el terminal que esté desocupado).
El futuro
Una vez completado este salto a la nube. El Grupo Gómez Maqueda-Alesur está dando soporte a otros procesos críticos de su actividad y que están permitiendo integrar la herramienta de comunicacion G Suite con la plataforma PODIO y la incorporación de los terminales chromebooks al personal de la empresa.