Introducción a Podio (by Citrix)

Tu empresa está mejorando desde hace algunos años, y tienes claro que para dar el salto al siguiente nivel debes apostar por la tecnología y con ello mejorar los principales procesos de tu negocio: comercial, planificación de operaciones, gestión de proyectos, compras, logística,…

 

Problema: tienes poco tiempo en tú día a día para investigar la amplia oferta de herramientas que están disponibles en el mercado. Internet es un océano de información y el tiempo que le dedicas siempre te deja con más preguntas.

 

 

Probablemente pides consejo a otras personas que ya han decidido apostar por una u otra solución, aunque te encuentras que algunos están decepcionados con la tecnología que tienen desplegada en sus empresas y no ha terminado de cubrir sus expectativas. ¿Será por la herramienta seleccionada?, ¿el modo en que la han desplegado?, ¿la gestión del cambio realizada? Todos retos típicos de la transformación digital.

 

En fin…¡un buen lío! Te entiendo y de hecho este también fue mi caso.

 

Hace algo más de tres años, cuando en mi empresa buscábamos la mejor herramienta para dar soporte a nuestros procesos de negocio y también para ofrecer a nuestros propios clientes de sectores diferentes como arquitectura, ingeniería, construcción, instalaciones ó promoción inmobiliaria,…pasamos por este «calvario».

Fue un proceso tedioso pero al final dimos con una plataforma sorprendente – Podio by Citrix – y desde entonces, cada año estamos más satisfechos con la decisión que tomamos. Ahora somos partner de esta solución y apoyamos a otras organizaciones a desplegarlo en base a estas premisas:

 

1. Obtener resultados reales en los primeros 45 días.
2. Enganchar a los usuarios (tanto como lo están al whatsapp!).
3. Menos es más – hazlo sencillo.
4. Solucionar al menos un problema.

 

En los primeros 45 días queremos enganchar a los usuarios en cosas sencillas y útiles.

 

A partir de ahí Podio crecerá sin límites, dando soporte a procesos cada vez más complejos e integrando los mismos en un único ecosistema.

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A lo largo del siguiente post voy a profundizar sobre Podio, sus asombrosas ventajas y su evolución en los últimos años, hasta convertirse en una de las mejores plataformas de gestión de proyectos/procesos de negocio del mercado.

 

¿Qué es Podio?

 

Podio (by Citrix) es una plataforma de trabajo colaborativa y 100% segura para equipos humanos con necesidades de:

• Gestión de Proyectos (PM)
• Gestión de la Relación con el Cliente o Comercial (CRM)  
• Colaboración Social (SC) en tu entorno profesional

 

No solo es una potente herramienta colaborativa, también te permite diseñar y desarrollar tus propias aplicaciones, que posteriormente se integran en flujos de trabajo automáticos que tu mismo construyes.

 

Además Podio permite una alta-integración con otros servicios cloud: Drive de G Suite, OneDrive de Office 365, Box o Dropbox, entre otros, lo cual te dará una potencia asombrosa para satisfacer necesidades de corto, medio y largo plazo.

 

Sigue el modelo SaaS (‘Software as a Service’) y no requiere el  despliegue de ningún software en modo local o propietario. Su entorno de trabajo basado en el cloud, permite a equipos compartir datos, documentos, gestionar flujos de trabajo y comunicar en tiempo real, mejorando drásticamente los niveles de productividad, accesibilidad y seguridad.

 

Podio pertenece a la multinacional americana Citrix, lo que facilita que sea una plataforma estable y en continuo desarrollo, garantizando así un alto grado de disponibilidad, del 99,9%.

 

 

¿Por qué en whitebite decidimos apostar por Podio en 2014?

 

A final de 2013 comenzamos la búsqueda de herramientas adecuadas para dar soporte a los procesos de negocio propios y de los múltiples estudios de arquitectura, ingeniería, promotores inmobiliarios, empresas de construcción e instaladoras con las que veníamos trabajando.

 

Dado que nuestro foco estaba puesto en la transformación digital y el cloud computing, buscábamos una solución SaaS que permitiera evolucionar los sistemas clásicos hacia entornos colaborativos donde la comunicación, colaboración y flexibilidad fueran realmente posibles.

 

Estudiamos múltiples herramientas (salesforce, Zoho CRM, teambox, ahora redbooth, smartsheet, pipedrive, etc.). Todas tenían cosas buenas y todas nos gustaban en mayor o menor medida, sin embargo Podio nos sorprendió y !nos ilusionó como niños con juguetes nuevos! Era impresionante lo que ya en ese momento Podio nos permitía hacer.

 

Al contrario de todo lo examinado hasta el momento, no era una herramienta de gestión de proyectos o un CRM, era una plataforma que te permitía crear espacios de trabajo (ET) y dotarlos de la funcionalidad necesaria, permitiéndote crear múltiples aplicaciones (Apps) para dar soporte a cualquier proceso de negocio que nosotros o nuestros clientes necesitaran.

 

Demuestro a continuación la creación de una App sencilla de proyectos, con los campos y nomenclatura que necesite tu equipo:

 

 

La adopción de Podio significó un gran salto adelante para mi empresa. Con una plataforma así, no era necesario adaptar la funcionalidad que alguien (desarrolladores) había pensado a nuestras necesidades reales. Ahora, podíamos diseñar y crear la funcionalidad que necesitábamos y desplegar así una herramienta ajustada, con la garantía de que a medida que el negocio cambiase y necesitase nuevos espacios de trabajo y funcionalidades, podríamos incorporarla de manera sencilla y sin necesidad de desarrolladores o programadores.

 

Esto fue «un punto de inflexión» para nosotros y para muchos clientes. 

 

 

Descubrir Podio nos permitió comenzar a movernos en otro paradigma, casi sin límites ni líneas rojas. Nos cautivó en 2013 y nos sigue sorprendiendo a día de hoy.

 

Desde ese momento la evolución de esta plataforma ha sido increíble. La entrada del gigante tecnológico Citrix lo ha dotado de nuevos recursos, funcionalidades, extensiones, una red de partners… todo lo necesario para que casi 5 años después, Podio siga siendo en nuestra opinión, una de las mejores plataformas sobre las que puedes trabajar si tu intención es dotar a las personas de tu equipo de un entorno de trabajo flexible, colaborativo, seguro y altamente productivo.

 

Últimamente Podio ha adquirido Globiflow, una extensión creada para esta plataforma, que a día de hoy es quizá su mayor apuesta por la innovación y la diferenciación. Diseñar y automatizar tus propios flujos de trabajo es una vez más, un enorme salto adelante.

 

¿Qué hace que Podio sea realmente especial?

 

Podio es una plataforma sobre la que podemos desarrollar nuestra propia solución.  Sin conocimiento experto (ni experiencia en ningún lenguaje de programación), crearás la funcionalidad necesaria para gestionar cualquier tipo de proyecto o proceso de negocio.

 

Recuerda, hablamos de desarrollar a medida, casi sin líneas rojas, con absoluta flexibilidad y de manera muy intuitiva, la funcionalidad que tú y tu equipo necesitáis para dar soporte a vuestros proyectos y procesos de negocio.

 

Podio, La mejor herramienta de Project Management

 

Uno de los nichos donde más hemos implantado Podio en estos años (más de 1/3 de los encargos realizados) es en empresas que tienen un claro enfoque a proyectos: estudios de arquitectura o ingeniería, promotores inmobiliarios, constructoras o instaladores, consultoras o cualquier otra empresa de servicio que organiza sus recursos por proyectos.

 

A continuación te doy cinco buenas razones por las que recomiendo Podio en empresas con foco en gestión de proyectos, (sin desestimar otros sectores y procesos de negocio), si te interesa leer sobre su implantación en un sector en concreto, encontrarás al final de este post buenos ejemplos en los posts relacionados.

 

1- Podio, una plataforma altamente flexible

 

 

Esto es una de las particularidades más excepcionales de Podio, ya que si lo piensas bien tus necesidades van a depender de ciertos aspectos que condicionan la gestión de los proyectos en gran medida:

 

Naturaleza del proyecto:

No será lo mismo gestionar un proyecto de diseño gráfico, que un proyecto de ingeniería o una promoción inmobiliaria.  

 

Cada «naturaleza» de proyecto maneja su propio vocabulario y conceptos y tú no quieres estar supeditado a una nomenclatura en particular,  pues simplemente no te parecería natural y no contribuirá favorablemente a enganchar a las personas de tu equipo. Un diseñador gráfico habla de boceto, un arquitecto de anteproyecto y una empresa inmobiliaria de una promoción.

 

Ciclo de vida del proyecto:

Supongamos un proyecto de consultoría con un ciclo de vida de 3 meses y como objetivo la implantación de una herramienta informática. En contraposición supongamos un proyecto de promoción inmobiliaria con un ciclo de vida de 24-36 meses (desde el estudio de viabilidad, hasta la entrega de viviendas). En un proyecto de ciclo de vida corto se maneja en general menos información, el control de modificaciones no es tan exigente, al igual que las necesidades de planificación, control económico  y  de riesgos.

 

En este panorama ¿cómo se diseñó mi herramienta de gestión de proyectos? ¿Pensando en proyectos de ciclos de vida cortos o largos? El resultado será muy diferente y  así, la funcionalidad puesta a disposición.

 

Complejidad del equipo:

Supongamos un proyecto en el que participan 3 personas que además trabajan físicamente en el mismo lugar y se ven prácticamente a diario. Piensa, en contraposición, en un equipo de entre  10-15 personas de empresas diferentes, ubicadas en lugares diferentes y que coinciden eventualmente…es obvio que un análisis detallado va a dar como resultado un conjunto de necesidades muy diferentes para desarrollar una solución que  de soporte a un equipo u otro.

 

En el primer caso todo será más liviano, la mayor parte de la información será verbal y no quedará registrada; se documentarán mucho menos las decisiones. En el segundo caso, será todo lo contrario. Piensa, ¿qué es lo mejor en tu caso?

 

Cultura del equipo:

Se suele prestar poca atención a este aspecto, pero en mi experiencia es sin duda uno de los más importantes. Primero, la edad marca una diferencia: si tu equipo está constituido por personas de entre 40-55 años, vas a necesitar unas aplicaciones de gestión diferentes a si la edad media de las personas es de 25 (‘millennials’). Este aspecto es vital a la hora de configurar o desarrollar una herramienta que enganche y satisfaga a tu equipo. 

 

Segundo, cada organización tiene su propia idiosincrasia, valores y expectativas y esto va a condicionar mucho el tipo de herramientas con las cuales se van a sentir cómodos.

 

Podríamos identificar otros elementos que van a condicionar en gran medida el nivel de enganche que las personas tienen con las aplicaciones desplegadas, pero estos cuatro factores (naturaleza y ciclo de vida del proyecto, complejidad y cultura del equipo), son suficientes para poner de manifiesto lo excepcional y potente que Podio resulta a la hora de conformar una solución 100% a la medida de tus necesidades.

 

2 – Podio, es 100% Cloud

 

 

Podio te permite trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo (PC, tablet, smartphone, etc). Este aspecto es fundamental, pues necesitas trabajar con acceso a toda la documentación y los datos de tus proyectos/procesos de negocio, sin limitaciones derivadas de donde te encuentres o sobre qué dispositivos estés trabajando (permisos, sistema operativo, etc).

 

 

 

Quizás una de las derivadas más destacables sea como Podio gestiona las comunicaciones y notificaciones en tiempo real. De igual manera que aprovechas cualquier instante para revisar tu whatsapp, ahora revisarás tu aplicación móvil (iOS, Android) de Podio.

 

Todo lo ocurrido en relación con tus ítems (proyectos, oportunidades comerciales, documentos, tareas, personas,….) te serán notificados en tiempo real y podrás contestar sobre la marcha disminuyendo los tiempos muertos y los plazos vinculados con la toma de decisión y la comunicación al resto del equipo. Podio te permite  gestionar de maravilla tus notificaciones para que no sean excesivas y a la vez te enteres de todo lo que te importa.

 

Eliminarás prácticamente la posibilidad de error o reprocesado debido a una falta de comunicación o entendimiento por que mandaste un correo electrónico que alguien no recibió o leyó demasiado tarde.

 

3 – Podio, mejora la productividad

 

 

Cuando dispones de un entorno sobre el que gestionas tus proyectos/procesos de negocio con todos sus datos, documentación, tareas, equipo humano, fechas e hitos – cuando todo está en el mismo entorno – todo es mucho más sencillo y tu productividad y la de tu equipo se dispara.

 

 

Un ejemplo te ayudará a comprenderlo mejor:

 

Si en mi empresa un Jefe de Proyecto (JP) diera de alta en Podio una modificación de uno de los datos de partida de cierto encargo, (supongamos que se modifica el número de licencias que vamos a desplegar en cierto cliente, disminuyendo de 50 a 35), será imprescindible que el responsable de ese cliente (RC) conozca esta información y averigüe la razón verdadera de dicho cambio y valore como puede afectar al futuro del proyecto o incluso de nuestra relación con el cliente.

 

 

Supongamos que ha disminuido el número de licencias a desplegar porque se ha puesto en marcha un expediente de regulación de empleo o porque le acaban de cancelar un cuantioso contrato y debe despedir parte de su equipo; este aspecto es tan importante en nuestra relación con el cliente, que cualquier modificación de proyectos debe generar sin demora una tarea al RC, en tiempo real y asignársela con preferencia.

 

Podio hará esto de manera automática y con ello asegurará esta circunstancia y nos permitirá anticipar decisiones y acciones.

 

También podemos automatizar: envíos de correos o sms, creación/actualización de ítems en Podio, actualizar el contenido de cualquier campo (p.e. el estado de un ítem o la fecha de aprobación de un documento), o incluso el contenido de otras aplicaciones fuera del ámbito de Podio, como integraciones con Google Calendar, las hojas de cálculo, o Gmail. También crear un pdf con texto y metadatos con solo hacer un click.

 

 

4 – Podio, engancha a las personas

 

Tras casi 15 años dedicados a la implantación de soluciones y despliegue de tecnologías en múltiples sectores, pienso que el factor más importante para lograr el éxito es enganchar a las personas. Si conseguimos que los usuarios se enganchen, el éxito está asegurado.

 

Podio te lo pone fácil (solución en cloud, apps gratuitas disponible para iOS y Android, sistema muy eficiente de notificaciones en tiempo real, gestión de tareas integradas, automatización de proceso, y más), pero si quieres asegurar el enganche de las personas, la clave es comenzar por algo sencillo, útil y que resuelva un problema, eso es todo.

 

Antes de que Podio se convierta en un sistema que integre y dé soporte a los principales procesos de tu negocio, dando servicio a todas las personas de la empresa, será necesario identificar un proceso y un grupo de personas, hacer un piloto, crear enganche y asegurar el éxito. Con la llama prendida, el resto “arde como la pólvora”.

 

Así ocurrió en whitebite y así ocurre con nuestros clientes.

 

5 – Cumplimiento con la seguridad de tus datos

 

Podio y Citrix son conscientes del gran reto que todos los negocios tienen por delante respecto a la seguridad de los datos de sus usuarios y sus clientes, sobre todo cuando todos ya estamos pensando en cómo cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos a partir del siguiente 25 de mayo, 2018.

 

Citrix se toma muy en serio la seguridad, y puedes leer nuestro libro blanco de la seguridad en Podio, para ver todas las medidas que han puesto en marcha, desde su comienzo en 2009.

 

Conclusión

 

El despliegue de cualquier herramienta tecnológica es una decisión compleja, a la que el trabajo nos empuja. A pesar de ser consciente de los riesgos de aplazar esta decisión, el miedo a equivocarnos suele retrasar esta tarea.

 

Te aseguro que Podio es una herramienta muy confiable. Te recomiendo que lo investigues por tu cuenta o aprovechando nuestro hub de recursos para ponerte al día.

 

Pongo a tu disposición nuestra experiencia y expertise relacionados con Podio, estoy a tu disposición para ayudarte en ello como mejor te parezca.